Ficha de Cargo | Secretário

O secretário tem a responsabilidade de manter actualizados os registos da patrulha. Entre estes registos incluem-se os relatórios, o caderno de patrulha (incluindo os Guiões das reuniões de patrulha e registos das actividades), e se possível, um “diário” da patrulha.

Funções:

• Prepara, com o guia de patrulha, os programas das actividades de patrulha, enviando-os antecipadamente ao chefe;
• Redige os relatórios das actividades em que a patrulha participa, sempre que possível com o auxílio da patrulha para que o relato fique mais completo;
• Redige os guiões das reuniões de patrulha;
• Elabora e organiza um ficheiro com os dados sobre os elementos da patrulha, tendo especial cuidado em recolher, assim que possível, a informação sobre novos elementos da patrulha;
• Garante que as cópias dos programas, relatórios, actas e outros registos, são colocados no caderno de patrulha, logo após a sua produção;
• Sempre que seja necessário efectuar correspondência para fora do grupo, prepara o documento, e após validação da patrulha, envia ao chefe da divisão para este aprovar e proceder ao seu envio (não deves, em situação alguma, enviar correspondência em nome da patrulha, sem o conhecimento do teu dirigente).

Dicas

Programas:

Os programas servem para comunicar à chefia informação sobre as actividades que a patrulha vai realizar, devem ser enviados com antecedência e conter obrigatoriamente os seguintes elementos:

• Data da actividade;
• Hora de início, e de final;
• Local;
• Elementos que participam;
• Material necessário (no caso de ser necessário dinheiro, indicar também).

Podem ainda dar um nome à actividade, e/ou fazer um croqui no caso de irem fazer algum percurso.

Relatórios:

Após a realização de cada actividade, a patrulha deve juntar-se para escrever o relatório com a descrição dos locais onde esteve e do que fez. Os relatórios devem incluir a seguinte informação:

• Data da actividade;
• Hora de início, e do final;
• Local;
• Elementos que participaram;
• A descrição do que fizeram na actividade (momentos importantes, as vossas opiniões sobre o que gostaram ou não, as coisas que correram bem e mal, piadas,...);
• No caso de serem de actividades de patrulha, se a actividade correu de acordo com o programa.

Além desta informação é importante lembrarem-se que a apresentação conta! É importante serem originais, pensar nos objectivos das actividades e naquilo que podem fazer para o vosso programa/ relatório ser mais atractivo.

Redacção de Actas:

As actas são um registo das reuniões de patrulha, permitindo saber quais os temas abordados e as decisões tomadas.

É importante que, durante as reuniões, tomem notas sobre os assuntos falados, quem falou e as conclusões sobre cada tema. Com esta informação será mais fácil redigir a acta, onde deverão constar obrigatoriamente, a data e local da reunião, quem esteve presente e o resumo de cada tema com as respectivas conclusões.

Se tiverem dificuldades peçam aos vossos chefes para vos mostrarem um exemplo.

Artigos para o blog de Grupo:

Não se esqueçam que podem enviar artigos vossos para publicar no blog do grupo: actividades, datas especiais, opiniões, o que quiserem… Não se esqueçam que outras pessoas vão ler, pelo que é importante esmerarem-se. Depois é só enviar aos vossos chefes e já está.